Expediente del grupo

El expediente reúne todo lo que hay que conservar de un grupo para justificarlo: las exportaciones para FUNDAE y todos los documentos que ha generado el grupo, cada uno con su huella y su fecha de custodia.

¿Cómo llego al expediente de un grupo?

• Desde el Panel de gestión: en la tabla de grupos, «Expediente y descargas».
• Desde «¿Listo para una comprobación de FUNDAE?», con «Resolver» en el punto del expediente.
• Desde Incidencias, pulsando el código del grupo.

¿Qué hay en el expediente?

• En un grupo bonificado, arriba, «¿Listo para una comprobación de FUNDAE?»: lo que FUNDAE y el inspector piden tener del grupo, lo que está al día y lo que falta, con un botón «Resolver» en cada punto pendiente.
• Exportaciones: la hoja de inicio y la hoja de finalización de FUNDAE (Excel), el registro de conexiones (CSV, Excel o PDF), las evaluaciones (Excel), los cuestionarios de calidad (agregado o por participante) y, en la formación online, el informe de alumnos y el informe de profesores (PDF o Excel). También el acceso a los diplomas del grupo.
• Documentos del expediente: todos los documentos del grupo agrupados por tipo (hojas, registros, evaluaciones, cuestionarios, diplomas, certificados, documentos de la RLPT…).

¿Cómo exporto el expediente completo?

Pulsa «Exportar expediente (ZIP)». El ZIP lleva todos los documentos con su huella, las hojas de FUNDAE, el calendario, los participantes, el registro de conexiones y la auditoría del grupo. En la formación online lleva además el texto de los mensajes, el chat, el foro, las tareas y las llamadas (con sus adjuntos), los finalizados FUNDAE, el informe de profesores, los cuestionarios de calidad en el formato oficial y un índice para recorrerlo. El ZIP queda guardado también en el expediente.

¿Cuánto tiempo se guardan los documentos?

Cada documento tiene su fecha de retención: la custodia mínima legal es de 4 años. En la lista de documentos:

• «Descargar»: baja el documento. La plataforma comprueba que no ha cambiado desde que se guardó.
• «Archivar»: lo deja de mostrar como activo, sin borrarlo. Sigue en el expediente con su huella y su retención.
• «Eliminar»: solo se puede cuando ha pasado su fecha de retención. Antes, la plataforma no lo deja y te propone archivarlo.

Lo que todavía no está disponible

• Las hojas de inicio y de finalización van con una estructura propia hasta que se confirme la plantilla oficial de FUNDAE: úsalas para revisar los datos, no como la plantilla oficial de carga.
• El XML de importación de FUNDAE sale como pendiente: no hay todavía un esquema oficial confirmado.