Dar de alta a los alumnos de un grupo

Los alumnos se dan de alta dentro de un grupo, en el paso «Participantes» de su ficha. No hay un alta de alumnos suelta: cada alumno entra en la plataforma porque está inscrito en un grupo. Si la persona ya estuvo en otro grupo de tu entidad, se reutiliza su ficha (se la reconoce por su DNI/NIE).

Antes de empezar

1. La empresa del alumno tiene que estar en el grupo. Añádela en el paso «Empresas» de la ficha del grupo: lo tienes en Empresas. Sin empresas en el grupo no se puede inscribir a nadie.
2. El grupo tiene que admitir cambios (de Borrador a En curso).
3. Arriba del paso ves cuántos alumnos hay sobre el máximo del grupo. No se puede pasar de ese máximo.

¿Cómo doy de alta a un alumno uno a uno?

1. En la ficha del grupo, abre el paso «Participantes».
2. Despliega «Alta manual de un participante».
3. Rellena sus datos: nombre y apellidos, tipo de documento y NIF/NIE (se comprueba la letra), sexo, fecha de nacimiento, correo, teléfono (opcional), empresa (una de las del grupo), categoría profesional, grupo de cotización (del 1 al 11), nivel de estudios (código FUNDAE) y horario de la formación (dentro, fuera o parcialmente dentro de la jornada). Marca «Discapacidad» si es el caso.
4. Deja marcada «Enviar la invitación ahora» si quieres que le llegue ya el correo de acceso.
5. Pulsa «Inscribir».

¿Cómo doy de alta a varios a la vez con el Excel?

1. En el paso «Participantes», pulsa «Descargar plantilla XLSX».
2. Rellena una fila por persona, con las columnas de la plantilla (debajo del paso tienes la lista de columnas). Fíjate en tres cosas: la fecha de nacimiento en formato dd/mm/aaaa, el sexo como H o M y el CIF de la empresa, que tiene que ser el de una empresa que ya esté en el grupo.
3. En «Importar participantes (XLSX)», elige el fichero y pulsa «Importar».
4. Si todo está bien, sale cuántos participantes se han inscrito.
5. La importación no envía las invitaciones: después, pulsa «Enviar invitación a quien no ha entrado».

La importación es todo o nada: si alguna fila tiene un error, no se inscribe a nadie. El aviso dice el número de fila del Excel y el dato que falla. Corrígelo, vuelve a elegir el fichero y pulsa «Importar» otra vez. Quien ya estaba inscrito en el grupo se salta, así que puedes volver a subir el mismo fichero con gente añadida (si ya lo estaban todos, sale «Ya estaban inscritos en el grupo»).

¿Cómo inscribo a alguien que ya existe?

Si la persona ya ha estado en otro grupo de tu entidad, no hace falta volver a teclear sus datos:

1. En «Inscribir alumnos que ya existen», escribe su DNI/NIE, nombre, apellidos, correo o empresa y pulsa «Buscar».
2. Marca a quien quieras inscribir. Si su empresa no está en el grupo, sale sin casilla y con el aviso de añadirla antes en «Empresas».
3. Elige el «Horario de la formación» y si se envía ya la invitación.
4. Pulsa «Inscribir seleccionados».

¿Cómo le llega el acceso al alumno?

Por correo. La invitación lleva un enlace de un solo uso para fijar su contraseña y aceptar la información de protección de datos. El enlace vale 7 días. Nunca se envían contraseñas. Después, el alumno entra con su DNI/NIE (o su correo) y su contraseña.

• «Reenviar acceso», en la fila de cada alumno: le llega otra vez el correo con un enlace nuevo, que anula los anteriores. Si ya había entrado, su contraseña sigue valiendo hasta que la cambie.
• «Enviar invitación a quien no ha entrado»: solo a quienes no han entrado nunca.
• «Reenviar el acceso a todo el grupo»: a todos los inscritos (pide confirmación).

En la lista ves, por alumno, si ha aceptado la protección de datos (RGPD: «Aceptado» o «Pendiente») y su último acceso («Nunca ha entrado» si aún no lo ha hecho).

Invita pronto: el grupo no se puede marcar como listo hasta que todos los alumnos han aceptado la protección de datos, y eso lo hacen al usar su enlace.

¿Cómo corrijo los datos de un alumno?

Pulsa «Editar» en su fila, cambia lo que haga falta y pulsa «Guardar». La ficha del alumno es una para toda tu entidad: el cambio vale para todos sus grupos. Si cambias el correo, cambia también el de su acceso. El dato de discapacidad no se enseña: elige «Sí» o «No» solo para corregirlo.

¿Cómo doy de baja a un alumno?

Pulsa «Dar de baja» en su fila y confírmalo. Se queda en la lista, en gris, como «Baja». Si hay que volver a inscribirlo, búscalo en «Inscribir alumnos que ya existen».

Errores típicos

• «La empresa … no participa en el grupo»: añade la empresa en el paso «Empresas» antes de inscribir.
• «El correo ya pertenece a otra persona»: ese correo ya es la cuenta de otra persona. Cada alumno necesita su propio correo.
• «Este alumno también tiene cuenta en otra entidad: su correo de acceso no se puede cambiar desde aquí».
• «Se supera el máximo de … participantes por grupo».
• «Ya estaban inscritos en el grupo».
• «Revisa estos campos: …»: falta un dato obligatorio o tiene un formato que no vale.
• «Pasado el día de inicio, los cambios de participantes van por Incidencias»: en un grupo bonificado ya comunicado, las altas y los cambios de empresa se admiten hasta el mismo día de inicio.

Lo que no se puede hacer

• Inscribir desde el histórico de alumnos: allí solo se consulta.
• Inscribir en un grupo finalizado, cerrado o cancelado.
• Pasar del máximo de alumnos del grupo.